רישום ספק משרד הביטחון הוא תהליך שלעיתים הופך למסורבל כאשר המסמכים הכלולים בבקשת הרישום אינם תואמים את דרישות משרד הביטחון או לא כל המסמכים הנדרשים מופיעים בבקשה. תהליך הרישום כולל מספר שלבים:
- הכנת תיק בקשה לרישום ספק בהתאם להנחיות משרד הביטחון – את הטפסים ניתן למצוא באתר ‘סחר אלקטרוני’ של משרד הביטחון. יש להקפיד למלא את המסמכים הנדרשים לארגון. הטפסים אותם צריך להגיש למשרד הביטחון משתנים בהתאם ליישות המשפטית ולתחום בו הארגון עוסק.
- העברת הטפסים לגורם המטפל במשרד הביטחון – חשוב לוודא כי המסמכים אכן הגיעו לגורם האחראי על התחום המקצועי בו עוסק הארגון.
- בדיקה ראשונית של הטפסים- בשלב זה מתבצעת בדיקה שאכן כל המסמכים מלאים בהתאם להנחיות משרד הביטחון וכי לא חסרים מסמכים/ הסמכות. במידה ואכן חסרים יקבל הארגון הודעה לגבי חוסרים אלו.
- בדיקה מעמיקה של הטפסים ונתוני הספק – בשלב זה נעשית בדיקה לאימות המידע אותו הציג הספק בבקשת הרישום ובדיקת נתוני הבעלים/ מורשי החתימה של הספק.
- אישור עקרוני של התיק ע”י הגורם המקצועי המטפל – לאחר בדיקת נתוני הספק תיבחן הבקשה ע”י הגורם המקצועי על מנת לוודא כי הוצגו כל המסמכים/ ההסמכות הנדרשים בתחום פעילותו של הספק ואכן ניתן להעבירו לוועדה המאשרת.
- אישור התיק בוועדה – הוועדה מורכבת מנציגי הציבור ונציגי משרד הביטחון ובה הם דנים בבקשת הרישום ומחליטים לגבי סטטוס הבקשה שלו וסוג הפעילות המאושרת לעבודה מול משרד הביטחון מתוך רשימת הסיווגים המקצועיים.
אישור ספק משרד הביטחון תקף ל-5 שנים, לקראת תום 5 השנים הספק נדרש להגיש שוב את כל מסמכי הבקשה מעודכנים ליום הגשת הבקשה לרישום חוזר.